Regulamin zgłoszeń
Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości
oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń
Preambuła
Celem procedury jest:
1) stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
2) poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo);
3) ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości;
4) ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
5) propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
6) Procedura umożliwia jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń, gwarantuje rzetelne,obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń, zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.
§ 1
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
1) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
2) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
3) działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
4) informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
5) kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których –niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
6) naruszenie –działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
7) osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
8) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
10) zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
11) Urząd – Urząd Miejski w Nowej Rudzie.
§ 2
Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:
1) naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników Urzędu;
2) naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia,zdrowia lub wolności osobistej;
3) naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
4) naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
5) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,;
6) naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
7) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych wpunktach 1–6.
§ 3
1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Kadr.
2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:
1) Burmistrz Miasta Nowa Ruda, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji;
2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;
3. zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;
4. ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;
2) Sekretarz Miasta Nowa Ruda sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników;
b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;
c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom;
3) Wydział Organizacyjny i Kadr realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
a) przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji;
b) prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji;
c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;
d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,
e) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;
g) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Urzędu zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności;
h) uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi;
4) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu współpracują z Wydziałem Organizacyjnym i Kadr w zakresie:
a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;
b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji;
c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości;
5) pracownicy Urzędu, w szczególności:
a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;
c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
§ 4
1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie, w szczególności:
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: adres mailowy zgłoszenie@um.nowaruda.pl, w zaszyfrowanym pliku; szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;
2) w formie listownej na adres Urząd Miejski w Nowej Rudzie, Rynek 1, 57-400 Nowa Ruda, z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości”; koperty te nie podlegają otwarciu w sekretariacie Urzędu i po przybiciu na kopercie daty wpływu trafiają bezpośrednio do pracownika prowadzącego rejestr zgłoszeń nieprawidłowości w Wydziale Organizacyjnym i Kadr;
3) osobiście lub telefonicznie do pracownika prowadzącego rejestr zgłoszeń nieprawidłowości w Wydziale Organizacyjnym i Kadr; zgłoszenie w tej formie jest dokumentowane w formie karty zgłoszenia;
4) poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej na korytarzu IV pietra w budynku Rynek 11; skrzynka opróżniana jest systematycznie, raz w tygodniu, a z czynności tej sporządzany jest protokół.
2. Zgłoszenie może mieć charakter:
1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu;
3) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.
§ 5
1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy anonimów);
2) datę i miejsce sporządzenia;
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4) opis nieprawidłowości oraz daty ich zaistnienia lub powzięcia o nich wiadomości.
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Wzór karty zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
§ 6
1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4, rejestrowane są w Wydziale Organizacyjnym i Kadr, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załącznik nr 2 do niniejszej procedury; w przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia w terminie 7 dni wysyła się do tej osoby potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie przedstawia propozycję podjęcia działań następczych Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi Miasta do akceptacji.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Informacja o podjętych działaniach następczych oraz ich wynikach przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy osobie dokonującej zgłoszenia; w uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.
§ 7
1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
§ 8
W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, może zostać uznane za:
1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
§ 9
1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
§ 10
1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak oraz po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;
2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
3) zobowiązuje Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Kadr do stałego, co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu, monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
3. Monitorowanie, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt. 3 obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej lub na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom, w tym dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy, udzielania urlopu wypoczynkowego, szkoleniowego, bezpłatnego, okolicznościowego.
4. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Kadr zobowiązany jest poinformować osobę wykonującą w Urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.
5. Działania, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa § 10 ust. 2 pkt 2, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu.
§ 11
Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, na żądanie uprawnionych organów np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
§ 12
Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi i w razie potrzeby nowelizacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.
§ 13
W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego oraz Kodeksu karnego.